الشروط والأحكام

المقالة الأولى: عامة

1- تنطبق هذه الشروط والأحكام على:  
ا- كل شخص قام بالتسجيل للمؤتمر سواء للمشاركة أو الحضور فقط أو من الحضور بأي صفة أخرى (يشار إليه كمشترك)  
ب- المتحدثين،  
ج- الرعاة، و  
د- العارضين،  
يشار للمؤتمر الدولي الثالث عشر لعلماء المصريات (فيما يلي بالمؤتمر) والذي سيتم عقده في ليدن 2023، وسيقوم بتنظيمه المؤسسة الدولية الثالثة عشر لعلماء المصريات (فيما يلي "المؤسسة")  وهي مؤسسة خاضعة للقانون الهولندي.  
2- تشير جميع التواريخ ومواعيد التقديم النهائية المذكورة في الشروط والأحكام أو في أي من مستندات المؤتمر إلى التوقيت الهولندي.

 

المقالة الثانية: التسجيل والدفع

1- يعتبر التقديم للمؤتمر بمثابة حجز نهائي للحضور وقبول للشروط والأحكام مع العلم أنه لن يتم تأكيد الحجز قبل استلام رسوم التسجيل بالكامل.  
2- يجب على المشاركين الدفع الفوري بعد التسجيل سواء عن طريق التحويل البنكي أو الدفع نقدًا بالجنيه المصري للمصريين في المعهد الهولندي الفلمنكي بالقاهرة.  
3- لن يتم التأكيد لحضور المؤتمر أو السماح بالحضور في حالة عدم اكتمال استمارة التسجيل أو الدفع الكامل للرسوم واستقبالها عن طريق المؤسسة.  
4- سيتم إرسال بريد إلكتروني تأكيدي للمشاركين بعد نجاح عملية دفع الرسوم.  
5- ينبغي على المشاركين انتظار التأكيد من المؤسسة قبل البدء في إجراءات السفر.  
6- برجاء العلم أن آخر معاد للتسجيل هو 28 فبراير 2023 وللدفع قبل 5 مارس 2023 لكي يتم اعتبار الدفع بالرسوم المخفضة الخاصة بالتسجيل المبكر.  
7- آخر معاد للتقديم للتسجيل المتأخر هو 31 مايو 2023 وللدفع 5 يونيو 2023. يحق للمؤسسة تغيير أي معاد منهما سواء التسجيل المبكر أو المتأخر وسوف يتم التوضيح على موقع المؤسسة (www.ice2023.com).  
8- يحق للمؤسسة بعد استكمال عملية التسجيل عرض بيانات المشترك أو تعديل نوع التسجيل وقيمة الرسوم المطلوب دفعها اذا تم اكتشاف عدم صحة أو اكتمال بعض البيانات الخاصة بالمشترك. سيتم تحمل الرسوم المعدلة باستخدام نفس وسيلة الدفع المستخدمة أو ستقوم المنظمة بتقديم طلب لتعديل قيمة الرسوم المدفوعة.

 

المقالة الثالثة: مصاريف السفر ورسوم التأشيرة وترتيبات الإقامة

1- لا تشمل رسوم تسجيل المؤتمر مصاريف الإقامة.  
2- يتحمل المشاركين والمتحدثين والرعاة والعارضين مصاريف التأشيرة الخاصة بهم ومصاريف السفر والإقامة.

 

المقالة الرابعة: إلغاء التسجيل

1- يمكن للمشاركين إلغاء التسجيل في حالة تغير ظروف المشارك وعدم القدرة على الحضور وذلك بإرسال بيان كتابي لسكرتاريا المؤتمر: ice2023@hum.leidenuniv.nl.  
2- سيتم استيفاء80% من قيمة رسوم التسجيل اذا تم الإلغاء قبل 31 مايو 2023 مع خصم مصاريف التحويل ولكن لن يتم استرداد رسوم التسجيل في حالة الإلغاء بعد 15 يوليو 2023.  
3- لن يتم استرداد قيمة الرسوم في حالة عدم الإخطار بالإلغاء وعدم الحضور للمؤتمر.  
4- يسمح بالتعديلات في أي وقت وفي حالة الرغبة بالتعديل برجاء التواصل مع سكرتريا المؤتمر: ice2023@hum.leidenuniv.nl.

 

المقالة الخامسة: المتحدثين

1- جميع وجهات النظر التي يقدمها المتحدثين خاصة بهم ولا تعبر عن موقف المؤسسة ولا تتحمل المؤسسة أي مسؤولية عن نصائح أو وجهات نظر تم التعبير عنها في أي مواد معروضة للمشاركين.  
2- يحق للمؤتمر استخدام أسماء المتحدثين أو الأبحاث العلمية المقدمة للدعايا لحضور المؤتمر ولن يتم استعادة أي من الأبحاث إلا في حالة طلب المؤلف ويجب أن تكون جميع الأبحاث خالية من الدعايا والإعلان.  
3- يمكن للمؤسسة تسجيل العروض البحثية في الجلسات وذلك بهدف إنتاج تسجيلات سواء للبيع أو التوزيع كجزء من فعاليات المؤتمر.  
4- يجب على المشاركين ذكر جميع حقوق الملكية الخاصة بالأبحاث سواء في الملخصات أو العروض التقديمية لانه سيتم توزيعها على الوافدين. يجب التواصل مع المؤسسة (ice2023@hum.leidenuniv.nl) في حالة رفض أحد المتحدثين الموافقة على هذه الشرط وذلك قبل بدء المؤتمر.

 

المقالة السادسة: الصور، الدعايا، التسجيلات، والإعلانات المطبوعة

تحتفظ المؤسسة بجميع حقوق الصور أو التسجيلات أو الصور الإلكترونية أو الإعلانات التي تم إنتاجها في فعاليات المؤتمر على أن يتم استخدام صور وتسجيلات المشاركين والمتحدثين والرعاة والعارضين بهدف الدعايا والإعلان عن المؤتمر وذلك بدون تقديم أي مقابل لهم.

 

المقالة السابعة: قبول الحضور

يحق للمؤسسة حرية التصرف في رفض حضور أو استبعاد أي شخص من المشاركين أو المتحدثين أو الحضور في حالة ثبات إحداث أعمال شغب وبدون استرداد رسوم التسجيل.

 

المقالة الثامنة: المتطلبات الخاصة 

يجب على المشاركين والمتحدثين والرعاة والعارضين إخطار المؤسسة (ice2023@hum.leidenuniv.nl)  في حالة وجود أي متطلبات خاصة من احتياجات خاصة أو مواصفات لنظام غذائي  أو حساسية تجاه نوع طعام معين أو أي شيء آخر يينبغي على المؤسسة الدراية به.

 

المقالة التاسعة: التأمين الصحي للسفر

1- جميع المشاركين والمتحدثين والرعاة والعارضين مسؤولون عن الاشتراك بنظام للتأمين الصحي قبل الانضمام للمؤتمر وعليهم تنفيذ الاشتراك قبل البدء في ترتيبات السفر من موطنهم إلى هولندا وقبل تأكيد أي حجز للسفر. تنصح المؤسسة جميع المشاركين والمتحدثين والرعاة والعارضين بتأكيد اشتراكهم في نظام صحي يدعم تغطية الحوادث المفاجئة مثل وتفشي مرض الكورونا.  
2- على جميع المشاركين والعارضين والمتحدثين والرعاة التأكد من أن نظام التأمين الصحي الخاص بهم يغطي جميع النفقات الصحية والطبية الطارئة خلال فترة إقامتهم بالمؤتمر حيث أن المؤسسة لن تتحمل أي من هذه النفقات ولذلك تنصحهم المؤسسة بتوقيع وثيقة تأمين ملائمة قبل وصولهم إلى هولندا.

 

المقالة العاشرة: متطلبات التأشيرة وخطاب الدعوة

برجاء العلم أن على جميع المشاركين والرعاة والعارضين والمتحدثين القيام بترتيب إجراءات التأشيرة قبل وقت السفر بوقت كافي اذا كانوا يحتاجون إلى تأشيرة سفر لدخول هولندا. يمكن للمشاركين التسجيل عن طريق السلطات الخاصة بالهجرة والسفر وذلك للحصول على الدعم المناسب في الإجراءات مع العلم أن المؤسسة غير مسؤولة عن التواصل مع السفارات والقنصليات بالنيابة عن المشاركين في المؤتمر. يجب التسجيل واستيفاء دفع رسوم المؤتمر لكي يتم الحصول على خطاب الدعوة من المؤتمر ولطلب خطاب الدعوة برجاء الاتصال بسكرتاريا المؤتمر: ice2023@hum.leidenuniv.nl.

 

المقالة الحادية عشر: إخلاء المسؤولية

1- تحتفظ المؤسسة بالحق في تغيير أو تعديل البرنامج أو إلغاء أو تأجيل المؤتمر أو تغيير مكان إقامة المؤتمر أو أي من المقالات المنشورة أو تغيير طبيعة المؤتمر من مؤتمر حضور فعلي إلى مؤتمر عن بعد أو سحب أي من دعوات الحضور وذلك في أي وقت وبدون إبداء أسباب. ولا تتحمل المؤسسة أو موظفيها أو العملاء والشركاء في هذه الحالة أي مسؤولية عن فقد أو خسارة أو نفقات قد يتحملها أي شخص من المشاركين وليس عليهم إعادة النفقات التي تم تحملها خلال فترة ترتيبات السفر وحضور المؤتمر.  
2- سوف تعمل المؤسسة جاهدة على استيفاء جميع الرسوم المدفوعة من قبل المشاركين في حالة إلغاء المؤتمر وبعد اعتبار هذه المقالة والمقالة الثالثة عشر على أن يتم خصم مصاريف التحويل من قيمة الرسوم.

 

المقالة الثانية عشر: الظروف القهرية

لا تتحمل المؤسسة أو العاملين بها أو الموظفين أو العملاء أو الأعضاء أو الممثلين أي مسؤولية تأخير أو فشل في أداء التزاماتها بموجب هذه الاتفاقية والذي قد ينتج عن حريق أو فيضان أو إضرابات أو قرارات من السلطة المدنية أو العسكرية أو حوادث قدرية طبيعية أو أعمال شغب أو حروب أو تفشي أوبئة وأمراض أو موجة أخرى من فيروس كورونا أو توفر مكان لاقامة المؤتمر.  
يجوز للمؤسسة لواحد أو اكثر من هذه الأسباب السابق ذكرها إلغاء أو تعديل أو تأجيل المؤتمر بدون تحمل أي مسؤولية على المؤسسة نفسها أو الوكلاء أو الشركاء أو العاملين بها أو الممثلين وفي حالة عدم إقامة المؤتمر لأي من الأسباب السابقة لا تتحمل المؤسسة أو العاملين بها أو شركائها مسؤولية استيفاء أي نفقات أو خسارة مثل نفقات التنقل أو الإقامة أو أي خسارة مادية أمام المشاركين والمتحدثين والرعاة والعارضين.

 

المقالة الثالثة عشر: بيان الخصوصية

تم دمج بيان الخصوصية الخاص بالمؤسسة كجزء من هذه الشروط والأحكام العامة ولللطلاع عليها برجاء الضغط هنا: https://ice2023.com/en/legal/privacy-declaration.

 

المقالة الرابعة عشر: المسؤولية

لا يتحمل كل من المؤسسة أو الشركاء أو الموظفين أو الأعضاء أو الممثلية أو العملاء أو المنظمين المحليين أي مسؤولية عن أي أضرار أو مشاكل صحية أو إصابات شخصية أو تكاليف أو خسائر قد تحدث لأي من المشاركين أو المتحدثين أو العارضين أو الرعاة.

 

المقالة الخامسة عشر: مقال ختامي

1- تحتفظ المؤسسة في الحق طوال الوقت بتغيير أو تعديل أو إضاقة أو إلغاء أي من الشروط والأحكام السابق ذكرها وذلك دون إشعار مسبق.  
2- إلغاء واحد أو أكثر من الشروط السابق ذكرها لا يبطل فعالية باقي الشروط المذكورة.  
3- في حالة وجود أي تعارض بين النسخة الإنجليزية من الشروط والأحكام مع أي ترجمة لها تسود النسخة الإنجليزية ويتم العمل بها.

 

المقالة السادسة عشر: القانون والقضاء

1- تخضع هذه الشروط والأحكام للقانون الهولندي.  
2- في حالة وجود أي مطالبات قانونية من قبل أحد الطرفين فإن محكمة لاهاي بهولندا متخصصة في هذا النوع من القضايا.

نسخة أغسطس 2022